プライバシーポリシー Privacy Policy

KOKORO Holdings Pty Ltd(以下「当社」または「KOKORO」)は、お客様、お子様、およびウェブサイトをご訪問いただく皆様のプライバシーを大切に考えています。ベビーシッティングサービスをご利用いただく際にお預かりする情報の重みを十分理解し、その責任を真摯に受け止めております。

KOKORO Holdings Pty Ltd (we, us, our, or KOKORO) values the privacy of our clients, their children, and visitors to our website. We understand the weight of the information families share with us when they book our babysitting services, and we take that responsibility seriously.

本プライバシーポリシーは、当社が個人情報をどのように収集・利用・保管・開示・保護するかを、Privacy Act 1988 (Cth)(連邦プライバシー法)および Australian Privacy Principles (APPs)(オーストラリア・プライバシー原則)に基づいて説明するものです。当社ウェブサイト(kokoro-japanese-nanny-gold-coast.online)のご利用、およびすべてのベビーシッティングサービスに適用されます。

This Privacy Policy explains how we collect, use, store, disclose, and protect personal information in accordance with the Privacy Act 1988 (Cth) and the Australian Privacy Principles (APPs). It applies to our website (kokoro-japanese-nanny-gold-coast.online) and to all babysitting services we provide.

ウェブサイトのご利用、当社へのお問い合わせ、またはご予約をもって、本ポリシーに記載された取扱いに同意いただいたものとみなします。

By using our website, contacting us, or making a booking, you agree to the practices described in this Policy.

このポリシーが対象とする個人情報 Scope of Personal Information Covered

「個人情報」とは、特定の個人を識別できる、または合理的に識別可能な情報を指します。本ポリシーでは、以下の方々の個人情報の取扱いを対象とします。

"Personal information" means information or an opinion about an identified individual, or an individual who is reasonably identifiable. This Policy covers personal information of:

• 保護者・契約者の方(ご予約・サービスをご依頼いただく方)Parents and account holders (those who book or commission our services)
• お子様(サービスを直接ご利用になる方)Children (those who directly receive our services)
• 緊急連絡先としてご指定いただいた方Emergency contacts nominated by clients
• ウェブサイトをご訪問の方(お問い合わせフォーム送信者を含む)Website visitors (including those who submit enquiry forms)
• 当社採用にご応募いただく方(該当する場合)Job applicants (where applicable)

収集する個人情報の種類 Types of Personal Information We Collect

サービスの安全かつ適切な提供のため、必要最小限の範囲で以下の情報をお預かりします。

We collect only the information reasonably necessary to deliver our services safely and appropriately.

(a) 保護者・契約者様の情報(a) Parent / account holder information

• お名前、ご連絡先(電話番号、メールアドレス、住所、LINE ID、WhatsApp番号)Name and contact details (phone, email, address, LINE ID, WhatsApp number)
• 滞在先のホテル・リゾート名および客室番号(該当する場合)Hotel or resort name and room number (where applicable)
• 緊急連絡先Emergency contact details
• ご予約日時・サービス内容に関する情報Booking date, time, and service requirements
• 決済関連情報Payment-related information
• ご家族のご要望、ご希望、文化的・言語的背景Family preferences, requests, and cultural/linguistic background

(b) お子様の情報(b) Information about your child

• お名前、年齢、性別Name, age, and gender
• アレルギー、既往症、服用中の薬、医療上の特記事項Allergies, medical conditions, current medications, and any medical notes
• 食事の好み、就寝習慣、特別な配慮事項Dietary preferences, sleep routines, and any special needs
• 言語(日本語・英語の習熟度等)Language ability (Japanese / English proficiency)
• 引き渡し時にご指定いただく権限者の情報Authorised pick-up persons
• お子様についてのその他の関連情報(発達特性、感覚過敏等)、ご家族のご判断でご提供いただく範囲Other relevant information about your child (e.g. developmental considerations, sensory sensitivities), only as you choose to share

(c) サービス提供中に生じる情報(c) Information generated during service delivery

• ご利用時間、場所、ご家族からの追加連絡Times, locations, and any additional communications from your family
• インシデント記録(けが・体調変化等が発生した場合)Incident reports (where injury or changes in wellbeing occur)
• 写真・動画(下記第7項に基づき、別途同意のある場合のみ)Photographs or video (only with separate written consent, see Section 7)

(d) 決済情報(d) Payment information

KOKOROは、クレジットカード番号その他のカード情報を直接保管・閲覧することはありません。お支払いはPCI DSS(Payment Card Industry Data Security Standard)に準拠した決済代行業者 Square を通じて処理され、カード情報は同社のセキュアなシステムで取り扱われます。当社が受領するのは、決済の成否、取引ID、領収用の氏名・メールアドレス等に限られます。

KOKORO does not directly store or view full credit card details. Payments are processed through our PCI DSS-compliant payment processor, Square, and card details are handled within their secure systems. We only receive transaction outcomes, transaction IDs, and the name/email used for receipt purposes.

(e) ウェブサイトご利用に関する情報(e) Website usage information

• お問い合わせフォームにご入力いただいた内容Information submitted via enquiry forms
• Cookieにより収集される情報(下記第8項参照)Information collected through Cookies (see Section 8)

(f) センシティブ情報(f) Sensitive information

個人情報の収集方法 How We Collect Personal Information

個人情報は原則として、ご本人(または保護者の方)から直接、以下の方法でお預かりします。

We generally collect personal information directly from you (or from the parent), through:

• ウェブサイトのお問い合わせ・予約フォームWebsite enquiry and booking forms
• メール、電話、LINE、WhatsApp等のメッセージングEmail, phone, LINE, WhatsApp, and similar messaging
• Care.com プラットフォーム経由のご予約・メッセージBookings and messages through the Care.com platform
• 対面でのご面談、サービス提供時の会話Face-to-face consultations and conversations during service delivery
• 紙またはオンラインで記入いただく予約確認書・受け入れ書Booking confirmation or intake forms (paper or online)

第三者からの収集が必要となる場合(例: 緊急連絡先の方の情報を契約者から共有いただく場合)、可能な限り合理的な手段でその旨を当該第三者にお知らせします。

Where we collect information from a third party (for example, when you provide an emergency contact's details), we take reasonable steps to notify that person where practicable.

個人情報の利用目的 Why We Use Your Personal Information

お預かりした個人情報は、以下の目的に限り利用します。

We use the personal information we collect only for the following purposes:

1. ご予約の受付、確認、変更、キャンセル対応Taking, confirming, varying, or cancelling bookings
2. お子様に対する安全で適切なベビーシッティングサービスの提供Delivering safe and appropriate babysitting services to your child
3. ご家族との連絡・調整Communicating and coordinating with your family
4. サービス料金の請求および決済処理Invoicing and processing payment
5. 緊急時の対応(医療、安全に関わる場面)Responding to emergencies (medical or safety-related situations)
6. 苦情・問い合わせへの対応Handling complaints and enquiries
7. スタッフの研修・サービス品質向上(個人を特定しない範囲)Staff training and service improvement (in de-identified form where possible)
8. 法令上の義務の履行(税務、児童保護関連法令、Working with Children Check要件等)Meeting legal obligations (tax, child protection laws, Working with Children Check requirements, etc.)
9. 既存のお客様への限定的なフォローアップ連絡(ご了承いただいた場合)Limited follow-up contact with existing clients (where you have agreed)

個人情報の開示先 Who We Share Your Information With

お預かりした個人情報を、本人の同意なく第三者に売却・賃貸・取引することはありません。以下の限られた範囲でのみ、必要に応じて開示します。

We do not sell, rent, or trade your personal information. We share information only in the limited circumstances below:

(a) 担当ベビーシッター・スタッフ(a) Our babysitters and staff

お子様のお世話に必要な情報(お名前、年齢、アレルギー、医療情報、ご家族のご要望等)を、当該シフトを担当するスタッフに共有します。すべてのスタッフは秘密保持義務を負い、Working with Children Check (Blue Card) 保有者です。

Information needed to care for your child (name, age, allergies, medical notes, family preferences) is shared with the staff member assigned to your booking. All staff are bound by confidentiality obligations and hold a Working with Children Check (Blue Card).

(b) サービス提供パートナー(b) Service partners

• Square(決済処理)Square (payment processing)
• Care.com(同プラットフォーム経由でご予約いただいた場合)Care.com (where you have booked through their platform)
• Google Workspace、Gmail等のクラウドサービス(メールおよび業務文書の保管)Google Workspace, Gmail and similar cloud services (email and business document storage)
• 会計事務所・税務代理人(請求・税務処理)Our accountants and tax agents (invoicing and tax matters)

これらの事業者は、それぞれ独自のプライバシーポリシーを有し、当社が共有する情報について秘密保持・適切な取扱い義務を負います。

These providers have their own privacy policies, and are bound by confidentiality and appropriate-handling obligations in respect of information we share.

(c) 緊急時(c) Emergencies

お子様の生命・健康に関わる緊急事態が発生した場合、医療従事者、救急隊、病院、関係当局に必要な情報を開示します。Services Agreement(利用規約)に基づき、保護者の方の事前同意をいただいているものとして対応します。

Where a situation involves the life or health of your child, we will share necessary information with medical professionals, ambulance officers, hospitals, and relevant authorities. We rely on the prior consent given under the Services Agreement.

(d) 法令上の義務がある場合(d) Where required by law

裁判所命令、警察、児童保護当局(Department of Child Safety, Seniors and Disability Services 等)、その他の権限ある機関から法的に有効な要請があった場合、必要な範囲で開示します。

We disclose information where lawfully required, in response to court orders, police, child protection authorities (Department of Child Safety, Seniors and Disability Services, and equivalents), or other authorised bodies.

(e) 事業承継(e) Business transition

万一、KOKOROの事業の一部または全部が譲渡・売却される場合、機密保持を条件として、譲受人に個人情報が移転される可能性があります。

If all or part of KOKORO's business is transferred or sold, personal information may be transferred to the acquirer, subject to confidentiality.

国外への情報移転 Disclosure of Information Overseas

当社は、サービスをオーストラリア国内で提供しておりますが、業務に使用する一部のシステム(例: メールサービス、クラウド保存)は、サーバーが米国、シンガポール等の海外に所在する場合があります。

We deliver services within Australia, but some of the systems we use (such as email and cloud storage) may have servers located overseas, including the United States and Singapore.

また、日本人観光客のお客様や日本にお住まいのご家族とやり取りする際、その情報は当然ながら日本のお客様ご本人に届きます。

Where we communicate with Japanese tourists or family members located in Japan, that information naturally reaches the relevant individual in Japan.

ご不安な点があれば、いつでも下記第13項の窓口までお問い合わせください。

If you have any concerns, please contact us using the details in Section 13.

お子様の写真・動画について Photographs and Video of Children

お子様の写真・動画の取扱いには、特に慎重な姿勢で臨んでおります。

We take special care with photographs and video involving children.

(a) サービス提供中の写真・動画(a) Photographs and video taken during a service

シフト中、保護者の方とご家族の思い出として共有するために、お子様の写真をお撮りすることがあります。これは Services Agreement に基づくもので、撮影された写真・動画は保護者の方にのみお渡しします。

During a shift, we may take photographs of your child to share with you as a memento for your family. This is done under the Services Agreement, and any such material is only provided to the parent.

(b) マーケティング目的での使用(b) Use for marketing

当社のウェブサイト、SNS(Instagram、Facebook等)、その他の宣伝物にお子様の写真を使用することは、保護者の方による書面または電子的な明示の同意がない限りいたしません。同意をいただいた場合でも、いつでも撤回いただけます。撤回後、当社は合理的な期間内に該当画像を削除いたします。

We do not use any photograph of your child on our website, social media (Instagram, Facebook, etc.), or other promotional materials without the parent's express written or electronic consent. Even where consent has been given, you may withdraw it at any time, and we will remove the relevant material within a reasonable period.

(c) スタッフによる個人的な撮影の禁止(c) Personal photography by staff is prohibited

当社スタッフは、業務上必要な場合を除き、個人のスマートフォン等でお子様の写真・動画を撮影・保存することを禁じられています。

Our staff are not permitted to take or keep photographs or video of your child on their personal devices, except where necessary for the service itself.

ウェブサイトとCookieについて Website and Cookies

当社ウェブサイト(kokoro-japanese-nanny-gold-coast.online)では、以下の目的でCookieを使用しています。

Our website (kokoro-japanese-nanny-gold-coast.online) uses Cookies for:

• ウェブサイトの基本的な動作の維持Maintaining basic website function
• お客様のサイト内動線の改善Improving site navigation
• お問い合わせフォームの正常な動作Ensuring enquiry forms work properly

現時点で、Google Analyticsその他の詳細なトラッキングツールは導入しておりません。将来導入する場合は、本ポリシーを更新し、必要に応じてCookieバナー等で別途同意をいただきます。

We do not currently use Google Analytics or other detailed tracking tools. If we introduce these in future, we will update this Policy and seek separate consent where required (for example, through a Cookie banner).

ブラウザの設定により、Cookieを無効化または削除することができます。ただし、その場合、ウェブサイトの一部機能が正常に動作しない可能性があります。

You can disable or delete Cookies through your browser settings, though some features of the website may not work properly without them.

個人情報の保管とセキュリティ Storage and Security

お預かりした個人情報は、以下の方法で保管・保護しています。

We store and protect personal information by:

• 電子データ: パスワード保護されたデバイス、暗号化されたクラウドストレージ(Google Workspace等)に保管Electronic data: kept on password-protected devices and encrypted cloud storage (such as Google Workspace)
• 紙媒体: 鍵のかかる場所に保管(該当する場合)Paper records: kept in secure locations (where applicable)
• アクセス制限: 業務上必要なスタッフのみがアクセス可能Access controls: only staff with a business need have access
• スタッフ研修: 全スタッフに対しプライバシーおよび秘密保持の研修を実施Staff training: all staff are trained on privacy and confidentiality

保管期間Retention periods

• 予約・サービス記録: サービス完了から7年間(税務・賠償請求への対応のため)Booking and service records: 7 years from completion (for tax and liability purposes)
• 苦情・インシデント記録: 7年間Complaint and incident records: 7 years
• マーケティング同意のある連絡先: 同意撤回まで、または最終接触から3年間Marketing-consent contacts: until consent is withdrawn, or 3 years after last contact
• お問い合わせフォームのみの方: 最大2年間Enquiry-only contacts: up to 2 years

保管期間経過後、または個人情報が当初の目的に不要となった時点で、合法的に破棄または匿名化します(APP 11.2)。

Once retention periods expire, or once personal information is no longer needed for its original purpose, we will lawfully destroy or de-identify it (APP 11.2).

お客様の権利 Your Rights

Privacy Act 1988に基づき、お客様には以下の権利があります。

Under the Privacy Act 1988, you have the right to:

(a) アクセス権 (APP 12)(a) Access (APP 12)

当社が保有するご自身(およびお子様)の個人情報の閲覧をご請求いただけます。原則として無料で対応しますが、複雑なご請求の場合、合理的な実費をいただくことがあります。

Request access to the personal information we hold about you (and your child). Access is generally free, though we may charge a reasonable cost-recovery fee for complex requests.

(b) 訂正権 (APP 13)(b) Correction (APP 13)

不正確、古い、または不完全な情報の訂正をご請求いただけます。

Request correction of information that is inaccurate, out of date, or incomplete.

(c) 同意撤回権(c) Withdraw consent

同意に基づく取扱い(マーケティング、写真使用等)について、いつでも同意を撤回いただけます。

Withdraw consent at any time for purposes that rely on consent (such as marketing or photo use).

(d) 苦情申立権(d) Complain

当社の個人情報の取扱いについて苦情がある場合、まず当社にご連絡ください。当社の対応にご納得いただけない場合、OAICに苦情を申し立てることができます(下記第13項参照)。

Raise a complaint with us about how we handle personal information. If you are not satisfied with our response, you may complain to the OAIC (see Section 13).

ご請求は、第13項記載の連絡先までお願いいたします。本人確認のうえ、原則として 30日以内 にご回答いたします。

Please direct requests to the contact details in Section 13. After verifying your identity, we will generally respond within 30 days.

お子様のプライバシーに関する特別な配慮 Special Notes on Children's Privacy

オーストラリアでは、お子様のプライバシー権は原則として保護者(または法的後見人)が代理して行使します。当社は、以下の方針でお子様のプライバシーを尊重します。

In Australia, a child's privacy rights are generally exercised by their parent (or legal guardian). Our approach to children's privacy:

• お子様に関するすべての個人情報の収集・利用は、保護者の方の同意のもとで行いますAll collection and use of children's information takes place with parental consent
• 当社のウェブサイトは18歳未満の方を直接の対象としておらず、お子様から直接情報を収集することはありませんOur website is not directed at people under 18, and we do not knowingly collect information directly from children
• お子様に関する情報の取扱いについて、Working with Children (Risk Management and Screening) Act 2000 (Qld) の精神を尊重し、子どもの最善の利益を最優先しますWe respect the spirit of the Working with Children (Risk Management and Screening) Act 2000 (Qld), and put the best interests of the child first
• 関連する児童保護法令に基づく開示義務がある場合(例: Child Protection Act 1999 (Qld))、これに従いますWe comply with disclosure obligations under child protection laws (such as the Child Protection Act 1999 (Qld)) where they apply

ポリシーの変更 Changes to This Policy

本ポリシーは、法令の改正、サービス内容の変更、業務改善のため、随時更新されることがあります。重要な変更がある場合は、ウェブサイト上で告知し、必要に応じて既存のお客様にメール等でお知らせします。

We may update this Policy from time to time to reflect changes in the law, our services, or our practices. Where changes are significant, we will notify you on our website and, where appropriate, by email to existing clients.

最新版は常に当社ウェブサイトでご確認いただけます。継続してサービスをご利用いただく場合、更新後のポリシーにご同意いただいたものとみなします。

The most current version is always available on our website. Continued use of our services after an update constitutes acceptance of the updated Policy.

お問い合わせ・苦情のご連絡先 How to Contact Us

プライバシーに関するお問い合わせ、ご請求、苦情は以下までお願いいたします。

For privacy enquiries, requests, or complaints, please contact:

苦情をお受けした場合、5営業日以内 に受領のご連絡を差し上げ、原則として 30日以内 に調査結果をご回答いたします。

When we receive a complaint, we will acknowledge receipt within 5 business days and aim to provide a substantive response within 30 days.

当社の対応にご納得いただけない場合、以下にお問い合わせいただけます。

If you are not satisfied with our response, you may contact:

準拠法 Governing Law

本プライバシーポリシーは、オーストラリア連邦法およびクイーンズランド州法に準拠して解釈されます。本ポリシーに関連する紛争は、Services Agreement と同様、クイーンズランド州の管轄に属します。

This Privacy Policy is governed by the laws of the Commonwealth of Australia and Queensland. Any disputes arising in connection with this Policy fall within the jurisdiction of Queensland, consistent with the Services Agreement.